Algemene voorwaarden

1. Definities

1.1 In deze voorwaarden hebben de volgende begrippen de betekenis die hieronder staat. Enkelvoud omvat meervoud en andersom.

1. Aanbieder: The Human Growth Network, gevestigd in Oosterhout, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94396078, die OrFlo aanbiedt.
2. OrFlo: het online platform (software as a service) voor het beheren van de orderstroom, van aanvraag tot oplevering, dat de aanbieder levert via app.orflo.nl, inclusief bijbehorende apps, updates en documentatie.
3. Website: de website orflo.nl, inclusief het klantportaal.
4. Klant: de rechtspersoon of onderneming die, handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf, een account aanmaakt of een overeenkomst met de aanbieder sluit.
5. Account: het account van de klant op de website, waarmee de klant het abonnement, de betaalmethode, facturen en bedrijfsgegevens beheert.
6. Klantportaal: het beveiligde klantgedeelte van de website, bereikbaar via het account.
7. Omgeving: de eigen, afgeschermde en ingerichte omgeving van de klant binnen OrFlo, bereikbaar via app.orflo.nl.
8. Gebruikers: de medewerkers, monteurs en andere personen aan wie de klant toegang geeft tot de omgeving.
9. Eindklant: een klant, opdrachtgever of andere derde aan wie de klant via OrFlo offertes, facturen, betaalverzoeken of andere berichten stuurt.
10. Overeenkomst: de overeenkomst tussen de aanbieder en de klant over het gebruik van OrFlo, bestaande uit de bevestiging van het abonnement (of de geaccepteerde offerte), deze voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en, als de klant een hoger serviceniveau heeft afgenomen, de beschrijving van dat serviceniveau.
11. Abonnement: het pakket en eventuele uitbreidingen (zoals extra orders of een hoger serviceniveau) die de klant heeft gekozen, voor de afgesproken looptijd.
12. Pakket: een abonnementsvorm (op dit moment Basis, Plus of Compleet AI) met de functies en het aantal inbegrepen orders per maand zoals beschreven op de website op het moment dat het abonnement wordt afgesloten.
13. Order: één order die in de omgeving wordt aangemaakt, geteld zoals beschreven in artikel 5.
14. Extra orders: orders die de klant afneemt bovenop het aantal dat in het pakket is inbegrepen.
15. Serviceniveau: de afspraken over supporttijden en reactie- en oplostijden. Serviceniveau Basis is bij elk pakket inbegrepen; Plus en Premium zijn tegen meerprijs af te nemen.
16. Inrichting: het samen opzetten van de omgeving en de introductietraining, zoals beschreven in de artikelen 6 en 7.
17. Activeringsdatum: de datum waarop de aanbieder de omgeving vrijgeeft voor gebruik en de betaling start, zoals beschreven in artikel 8.
18. Looptijd: de eerste looptijd en elke verlenging van het abonnement, zoals beschreven in artikel 12.
19. Betaalperiode: de periode (een maand of een jaar) waarvoor de abonnementskosten vooraf worden betaald.
20. Abonnementskosten: de terugkerende kosten van het abonnement, zoals getoond in het overzicht bij het afsluiten of in de offerte.
21. Betaaldienstverlener: de externe partij waarmee de aanbieder de abonnementskosten int, zoals Mollie of Stripe.
22. Betaalmethode: de creditcard, debitcard, SEPA-incassomachtiging of andere betaalmethode die de klant registreert voor terugkerende betalingen.
23. Diensten van derden: diensten die niet door de aanbieder worden geleverd en die de klant koppelt aan of gebruikt met OrFlo, zoals het eigen account van de klant bij een betaaldienstverlener (bijvoorbeeld Mollie of Stripe), de mailserver en het e-maildomein van de klant, boekhoudsoftware en AI-diensten.
24. Klantgegevens: alle gegevens, bestanden, foto’s en inhoud die door of namens de klant, zijn gebruikers of eindklanten in de omgeving worden ingevoerd of geüpload.
25. Verwerkersovereenkomst: de afspraken over de verwerking van persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 18.
26. Schriftelijk: hieronder valt ook e-mail en communicatie via het klantportaal of de applicatie.

2. Toepasselijkheid en zakelijk gebruik

2.1 Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod, elke offerte, elk account, elk abonnement en elke overeenkomst tussen de aanbieder en de klant over OrFlo, en voor het gebruik van de website.

2.2 OrFlo is uitsluitend bedoeld voor bedrijven en professionals. Door een account aan te maken of een overeenkomst te sluiten, bevestigt de klant dat hij handelt in de uitoefening van zijn beroep of bedrijf en niet als consument. Regels die alleen consumenten beschermen, zoals het herroepingsrecht bij aankopen op afstand, gelden daarom niet.

2.3 Wie namens de klant een account aanmaakt of een abonnement afsluit, verklaart bevoegd te zijn de klant te vertegenwoordigen.

2.4 Algemene voorwaarden van de klant (zoals inkoopvoorwaarden) gelden niet en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.5 Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als de aanbieder daarmee schriftelijk heeft ingestemd.

2.6 Bij tegenstrijdigheid tussen documenten geldt deze rangorde: (1) de verwerkersovereenkomst, voor zover het gaat om persoonsgegevens; (2) schriftelijke afspraken die beide partijen hebben ondertekend; (3) de beschrijving van het afgenomen serviceniveau, voor zover het gaat om support; (4) deze voorwaarden; (5) informatie op de website.

3. Account en inloggen

3.1 Om online een abonnement af te sluiten, maakt de klant een account aan op de website. De klant geeft daarbij volledige, juiste en actuele gegevens op, waaronder de officiële bedrijfsnaam, het KvK-nummer (of een vergelijkbaar buitenlands nummer), het btw-nummer, het factuuradres en een contactpersoon.

3.2 De klant houdt zijn gegevens actueel. Facturen en berichten die naar de in het account geregistreerde gegevens worden gestuurd, gelden als door de klant ontvangen.

3.3 De klant houdt inloggegevens geheim en is verantwoordelijk voor alles wat via zijn account en omgeving gebeurt. De klant zet tweestapsverificatie aan waar die beschikbaar is en meldt een vermoeden van onbevoegde toegang direct bij de aanbieder.

3.4 De aanbieder mag een aanvraag voor een account of abonnement zonder opgave van redenen weigeren, bijvoorbeeld als gegevens onvolledig zijn, een kredietwaardigheids- of identiteitscontrole onvoldoende is, of de aanvrager geen bedrijf is.

3.5 Het account (voor het beheer van het abonnement en de facturen) en de omgeving (voor het dagelijks gebruik van OrFlo) zijn gescheiden. Toegang tot het account geeft nog geen toegang tot een werkende omgeving; die volgt na de inrichting, op de activeringsdatum.

4. Afsluiten van een abonnement

4.1 De klant kiest via de website een pakket, een betaalperiode (maandelijks of jaarlijks) en eventueel extra orders of een hoger serviceniveau. Voordat de klant bevestigt, ziet hij een overzicht met het pakket, het aantal inbegrepen orders, de abonnementskosten (exclusief btw), eventuele kortingen en hoe lang die gelden, de betaalperiode, de looptijd en de voorwaarden voor verlenging en opzegging.

4.2 De klant kan het abonnement pas afsluiten nadat hij actief heeft aangevinkt dat hij deze voorwaarden, de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst heeft gelezen en accepteert. Deze documenten zijn vooraf via een link te raadplegen en op te slaan.

4.3 De overeenkomst komt tot stand zodra de klant het abonnement bevestigt en een geldige betaalmethode registreert, en de aanbieder dit per e-mail bevestigt. Die bevestiging bevat deze voorwaarden of een link naar de geaccepteerde versie.

4.4 De aanbieder legt de datum, het tijdstip, de geaccepteerde versie van deze voorwaarden, de accountgegevens en de technische gegevens van de acceptatie vast. Deze vastlegging geldt als bewijs van de acceptatie, behoudens tegenbewijs.

4.5 Sluit de klant de overeenkomst niet via de website maar op basis van een offerte, dan is die offerte vrijblijvend, tenzij anders vermeld. De overeenkomst komt dan tot stand zodra de klant de offerte schriftelijk accepteert en de aanbieder dit bevestigt, of zodra de aanbieder met de uitvoering begint.

4.6 Abonnementskosten zijn pas verschuldigd vanaf de activeringsdatum, zoals beschreven in artikel 8.

5. Pakketten, orders en wijzigen van het abonnement

5.1 De functies en het aantal inbegrepen orders per maand van elk pakket zijn zoals beschreven op de website op het moment dat het abonnement wordt afgesloten. De aanbieder mag OrFlo doorontwikkelen volgens artikel 13.

5.2 Een order telt mee in de kalendermaand waarin hij in de omgeving wordt aangemaakt, ongeacht wat er daarna met de order gebeurt. Niet gebruikte orders schuiven niet door naar een volgende maand.

5.3 Maakt de klant in een maand meer orders aan dan in zijn abonnement zijn inbegrepen, dan mag de aanbieder het meerdere als extra orders in rekening brengen tegen de tarieven op de website (inclusief eventuele volumekorting), of de klant voorstellen het abonnement aan te passen. Extra orders worden achteraf in rekening gebracht, samen met de eerstvolgende betaling.

5.4 De klant kan zijn pakket of het aantal extra orders op elk moment verhogen, via het klantportaal of door contact op te nemen met de aanbieder. Een verhoging gaat direct in; de meerprijs wordt naar rato berekend over de rest van de lopende betaalperiode.

5.5 De klant kan zijn pakket of het aantal extra orders verlagen met ingang van de volgende betaalperiode (bij een jaarabonnement: de volgende verlenging). Daardoor kunnen functies, en gegevens die bij die functies horen, wegvallen. De klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren van die gegevens.

5.6 Een hoger serviceniveau, extra training en maatwerk in de inrichting zijn tegen meerprijs af te nemen, zoals vermeld op de website of schriftelijk afgesproken.

6. Inrichting van de omgeving

6.1 De omgeving wordt niet automatisch aangemaakt. Nadat de overeenkomst tot stand is gekomen, neemt de aanbieder contact op met de klant om de inrichting in te plannen. De inrichting gebeurt samen met de klant, meestal online, en duurt normaal gesproken een tot twee uur.

6.2 Om de inrichting mogelijk te maken, levert de klant tijdig en volledig ten minste:

1. de gegevens van een mailserver en een verzenddomein (SMTP-gegevens), zodat OrFlo namens de klant offertes, facturen en meldingen kan versturen;
2. de koppelgegevens (zoals API-sleutels) van het eigen account van de klant bij een betaaldienstverlener (zoals Mollie of Stripe), als het pakket van de klant online betalen bevat;
3. bedrijfsgegevens, logo, btw-gegevens, bankgegevens, verkoopvoorwaarden en sjablonen die aan eindklanten worden getoond;
4. informatie over de werkwijze, producten, gebruikers en rollen die nodig is om de omgeving in te richten.

6.3 De klant is zelf verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de gegevens en koppelgegevens die hij aanlevert, voor het hebben van geldige accounts bij de betreffende diensten van derden en voor het naleven van hun voorwaarden (zoals de verificatie-eisen van een betaaldienstverlener).

6.4 De aanbieder richt de omgeving in op basis van de gegevens van de klant. De klant controleert de inrichting (waaronder sjablonen, prijzen, btw-tarieven, betaalinstellingen en het versturen van e-mail) voordat hij de omgeving in gebruik neemt. Door de omgeving in gebruik te nemen, accepteert de klant de inrichting als geschikt voor zijn bedrijf.

6.5 De aanbieder is niet verantwoordelijk voor vertraging in de inrichting die door de klant wordt veroorzaakt, zoals ontbrekende of onjuiste gegevens, het niet beschikbaar zijn voor de inrichtingssessie of een nog lopende verificatie bij een dienst van derden.

6.6 Na de inrichting kan de klant de instellingen zelf aanpassen. Wijzigingen door de klant of zijn gebruikers zijn voor eigen risico. Inrichtingswerk dat de klant na de inrichting vraagt, mag de aanbieder in rekening brengen tegen het dan geldende uurtarief.

7. Training

7.1 De inrichting omvat één gratis online introductietraining voor de hoofdgebruikers van de klant, van maximaal twee uur.

7.2 Na de introductietraining is de klant zelf verantwoordelijk voor het trainen van zijn gebruikers en nieuwe medewerkers en voor het juiste gebruik van OrFlo binnen zijn organisatie. Kennis van de eigen processen, producten, prijzen en eindklanten blijft de verantwoordelijkheid van de klant.

7.3 Extra trainingen zijn op verzoek mogelijk en worden in rekening gebracht tegen het dan geldende tarief.

7.4 De aanbieder is niet aansprakelijk voor schade door onjuist gebruik van OrFlo door de klant of zijn gebruikers, waaronder gebruik in strijd met de training, de documentatie of de aanwijzingen van de aanbieder.

8. Activering en start van de betaling

8.1 Zodra de omgeving is ingericht en de introductietraining is gegeven, geeft de aanbieder de omgeving vrij voor gebruik en start de betaling. De aanbieder bevestigt de activeringsdatum per e-mail.

8.2 De abonnementskosten zijn verschuldigd vanaf de activeringsdatum, niet vanaf het moment van afsluiten. De eerste betaalperiode begint op de activeringsdatum. Actiekortingen, zoals een introductiekorting voor de eerste maanden, gaan ook in op de activeringsdatum.

8.3 Kan de inrichting door oorzaken aan de kant van de klant niet binnen dertig dagen na het sluiten van de overeenkomst worden afgerond, dan mag de aanbieder de activeringsdatum vaststellen en de betaling starten, of de overeenkomst kosteloos beëindigen. De aanbieder laat dit de klant ten minste zeven dagen vooraf schriftelijk weten.

8.4 Met het registreren van een betaalmethode geeft de klant de aanbieder toestemming om vanaf de activeringsdatum betalingen van die betaalmethode af te schrijven. Bij het afsluiten kan de betaaldienstverlener een kleine controlebetaling of tijdelijke reservering doen, die daarna wordt teruggeboekt of vrijgegeven.

9. Prijzen, kortingen en prijswijzigingen

9.1 Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw en andere overheidsheffingen, tenzij anders vermeld. Btw wordt berekend volgens de wet, inclusief verlegging van de btw voor zakelijke klanten in andere EU-lidstaten waar dat van toepassing is.

9.2 De abonnementskosten zijn de kosten die in het overzicht bij het afsluiten of in de geaccepteerde offerte staan, of, na een verlenging, de kosten die de aanbieder voor de nieuwe looptijd heeft meegedeeld.

9.3 De klant kiest of hij de abonnementskosten per maand of per jaar betaalt. Bij jaarlijkse betaling krijgt de klant 5% korting op de reguliere abonnementskosten van twaalf maanden.

9.4 Actiekortingen, zoals een introductiekorting, gelden alleen voor de periode en onder de voorwaarden die bij het aanbod staan vermeld. Daarna geldt de reguliere prijs. Een actiekorting geldt niet opnieuw bij een verlenging, tenzij de aanbieder dat uitdrukkelijk schriftelijk heeft toegezegd.

9.5 Tenzij anders afgesproken, zijn de inrichting en de introductietraining inbegrepen in de abonnementskosten. Er zijn geen eenmalige opstartkosten.

9.6 Kosten voor extra orders, extra training, inrichtingswerk en andere diensten buiten het abonnement worden berekend tegen de tarieven die op het moment van afname op de website staan of schriftelijk zijn afgesproken.

9.7 De aanbieder heeft het recht zijn prijzen en pakketten te wijzigen. Nieuwe prijzen gelden direct voor nieuwe abonnementen.

9.8 Voor een lopend abonnement blijven de abonnementskosten die bij het afsluiten of bij de laatste verlenging zijn afgesproken ongewijzigd tot het einde van de lopende looptijd. Een nieuwe prijs gaat voor de klant pas in bij de eerstvolgende verlenging: de nieuwe looptijd loopt tegen de nieuwe prijs.

9.9 De aanbieder deelt een nieuwe prijs altijd vooraf schriftelijk aan de klant mee: bij een jaarabonnement in het verlengingsbericht uit artikel 12.3, ten minste twee maanden vóór het einde van de looptijd; bij een maandabonnement ten minste dertig dagen vóór de verlenging waarop de nieuwe prijs ingaat.

9.10 Gaat de klant niet akkoord met de nieuwe prijs, dan kan hij het abonnement opzeggen tegen het einde van de lopende looptijd, volgens artikel 12. Zegt de klant niet tijdig op, dan wordt het abonnement verlengd tegen de nieuwe prijs en heeft de klant die prijs aanvaard.

9.11 Deelt de aanbieder de nieuwe prijs bij een jaarabonnement later mee dan twee maanden vóór het einde van de looptijd, dan mag de klant nog tot de verlengingsdatum opzeggen, ongeacht de opzegtermijn. Volgt de mededeling pas na de verlengingsdatum, dan gaat de nieuwe prijs pas in bij de volgende verlenging.

9.12 Niet als prijswijziging gelden: wijzigingen in btw of andere overheidsheffingen, die de aanbieder altijd direct mag doorberekenen; en de prijs van wijzigingen die de klant tijdens de looptijd zelf aanvraagt (zoals een hoger pakket, meer extra orders of een hoger serviceniveau), waarvoor de prijzen gelden die op dat moment van toepassing zijn.

10. Betaling en facturen

10.1 Abonnementskosten worden per betaalperiode vooraf betaald: per maand of, bij jaarlijkse betaling, per jaar. Extra orders en andere kosten die afhangen van het gebruik worden achteraf berekend, samen met de eerstvolgende betaling.

10.2 Betaling gebeurt automatisch via de betaaldienstverlener (creditcard, debitcard of SEPA-incasso) of, als dat schriftelijk is afgesproken, op factuur. Facturen moeten binnen veertien dagen na de factuurdatum zijn betaald.

10.3 Door een betaalmethode te registreren, geeft de klant de aanbieder en de betaaldienstverlener toestemming om alle bedragen die op grond van de overeenkomst verschuldigd zijn telkens op de vervaldag van die betaalmethode af te schrijven, zonder afzonderlijke goedkeuring per betaling, totdat het abonnement is beëindigd en alles is betaald. Kiest de klant voor SEPA-incasso, dan geeft hij een doorlopende machtiging en, waar mogelijk, een machtiging voor zakelijke incasso.

10.4 Betaalgegevens worden verwerkt door de betaaldienstverlener, onder diens eigen voorwaarden en privacybeleid. De aanbieder slaat geen volledige kaart- of rekeninggegevens op.

10.5 Facturen worden elektronisch verstuurd per e-mail en/of beschikbaar gesteld in het klantportaal. De klant gaat akkoord met elektronische facturen.

10.6 De klant zorgt dat zijn betaalmethode geldig blijft en voldoende saldo of krediet heeft, en werkt een verlopen of vervangen betaalmethode tijdig bij.

10.7 Mislukt een automatische betaling of wordt die teruggeboekt, dan mag de aanbieder of de betaaldienstverlener de betaling opnieuw proberen en laat de aanbieder dit de klant per e-mail weten. De klant betaalt het openstaande bedrag, of registreert een werkende betaalmethode, binnen veertien dagen na dat bericht.

10.8 De vervaldatum is de laatste dag van de betaaltermijn uit artikel 10.2 of 10.7. Heeft de klant uiterlijk op de vervaldatum niet betaald, dan is hij zonder ingebrekestelling in verzuim en geldt artikel 11.

10.9 Vanaf de vervaldatum is de klant over het openstaande bedrag de wettelijke handelsrente (artikel 6:119a Burgerlijk Wetboek) verschuldigd, plus alle redelijke kosten van invordering, binnen en buiten rechte. De buitengerechtelijke kosten bedragen 15% van het openstaande bedrag, met een minimum van € 40.

10.10 Onterecht teruggeboekte betalingen of incasso’s zijn een tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst. De klant vergoedt alle kosten die de betaaldienstverlener of bank daarvoor aan de aanbieder in rekening brengt.

10.11 De klant mag zijn betaling niet opschorten en bedragen niet verrekenen met een vordering die hij op de aanbieder heeft of meent te hebben.

10.12 Betaalde bedragen worden niet terugbetaald, ook niet voor een deel van een betaalperiode, voor niet gebruikte orders of voor een periode waarin de klant OrFlo niet heeft gebruikt, tenzij deze voorwaarden of dwingend recht anders bepalen.

11. Niet tijdig betalen: blokkering, bewaartermijn en herstel

11.1 Is een bedrag na de vervaldatum niet betaald, dan mag de aanbieder de toegang van de klant en zijn gebruikers tot de omgeving blokkeren. De aanbieder laat de klant dit zo mogelijk vooraf per e-mail weten.

11.2 Tijdens de blokkering bewaart de aanbieder de omgeving en de klantgegevens ongewijzigd, tot drie maanden na de vervaldatum. De betalingsverplichting van de klant loopt tijdens de blokkering door.

11.3 Betaalt de klant binnen drie maanden na de vervaldatum alle openstaande bedragen (inclusief rente en kosten volgens artikel 10.9), dan heft de aanbieder de blokkering zo snel mogelijk op en herstelt hij de omgeving in de staat waarin die was op het moment van blokkeren, met alle gegevens en instellingen.

11.4 Is drie maanden na de vervaldatum nog niet alles betaald, dan vervalt het recht van de klant op toegang tot de omgeving en eindigt de overeenkomst automatisch, zonder dat een opzegging nodig is. De aanbieder mag de omgeving en de klantgegevens daarna definitief verwijderen; herstel is dan niet meer mogelijk.

11.5 Het einde van de overeenkomst en het verwijderen van de gegevens laten onverlet dat de klant de openstaande bedragen, rente en invorderingskosten verschuldigd blijft.

12. Looptijd, verlenging en opzegging

12.1 Maandabonnement: het abonnement loopt een maand vanaf de activeringsdatum en wordt daarna automatisch steeds met een maand verlengd, tegen de prijs die volgens artikel 9 voor de nieuwe looptijd geldt. De klant kan op elk moment opzeggen tegen het einde van de lopende maand.

12.2 Jaarabonnement: het abonnement loopt twaalf maanden vanaf de activeringsdatum en wordt daarna automatisch steeds met twaalf maanden verlengd, tegen de prijs die volgens artikel 9 voor de nieuwe looptijd geldt. De klant kan opzeggen tegen het einde van de lopende looptijd, met een opzegtermijn van een maand.

12.3 Vóór het einde van een jaarabonnement neemt de aanbieder altijd contact op met de klant over de verlenging, ten minste twee maanden vóór het einde van de looptijd. Daarbij deelt de aanbieder schriftelijk de abonnementskosten voor de nieuwe looptijd mee.

12.4 Opzeggen kan via de opzegfunctie in het klantportaal of schriftelijk bij de aanbieder. De aanbieder bevestigt de opzegging en de einddatum per e-mail.

12.5 Geeft dwingend recht, zoals de Europese Dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854), de klant het recht om eerder op te zeggen of over te stappen naar een andere aanbieder, dan kan de klant dat recht volgens die wet uitoefenen, met een opzegtermijn van twee maanden. De aanbieder mag in dat geval een evenredige vergoeding voor vroegtijdige beëindiging rekenen, voor zover die wet dat toestaat.

12.6 De aanbieder kan een abonnement opzeggen met een opzegtermijn van ten minste twee maanden tegen het einde van een betaalperiode, bijvoorbeeld wanneer hij stopt met OrFlo of met een pakket.

12.7 Elke partij mag de overeenkomst schriftelijk met directe ingang beëindigen als de andere partij:

1. de overeenkomst ernstig schendt en dit niet binnen veertien dagen na een schriftelijke ingebrekestelling herstelt;
2. failliet wordt verklaard, (voorlopige) surseance van betaling krijgt of zijn bedrijf beëindigt.

12.8 De aanbieder mag de overeenkomst ook met directe ingang beëindigen als de klant OrFlo gebruikt in strijd met artikel 15. De klant blijft dan de abonnementskosten tot het einde van de lopende looptijd verschuldigd. Voor een betalingsachterstand geldt artikel 11.

12.9 Na het einde van de overeenkomst eindigt de toegang tot de omgeving. Voor het exporteren en verwijderen van klantgegevens geldt artikel 17. Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om ook na het einde te blijven gelden (zoals de artikelen 10, 11, 17, 19, 20, 21 en 26), blijven van kracht.

13. De dienst en het gebruiksrecht

13.1 OrFlo wordt geleverd als online dienst (software as a service). De klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet in sublicentie te geven recht om OrFlo te gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering.

13.2 De aanbieder mag OrFlo doorontwikkelen en functies toevoegen, wijzigen of verwijderen, zonder de kernfunctionaliteit van het pakket van de klant wezenlijk te beperken. De aanbieder informeert de klant over belangrijke wijzigingen.

14. Beschikbaarheid, onderhoud en support

14.1 De aanbieder spant zich in voor een goede beschikbaarheid van OrFlo, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking, tenzij dat uitdrukkelijk bij het afgenomen serviceniveau is toegezegd.

14.2 De aanbieder mag onderhoud uitvoeren waardoor OrFlo tijdelijk niet beschikbaar is. De aanbieder plant onderhoud zoveel mogelijk buiten kantooruren en kondigt het waar mogelijk vooraf aan. Dringende beveiligingsupdates kunnen zonder aankondiging worden uitgevoerd.

14.3 Bij elk pakket is serviceniveau Basis inbegrepen: support op werkdagen (maandag tot en met vrijdag, 09:00–17:00 uur, behalve op Nederlandse feestdagen), zo snel als mogelijk en zonder vaste reactietijd. Vaste reactie- en oplostijden gelden alleen als de klant serviceniveau Plus of Premium heeft afgenomen, volgens de beschrijving op de website.

15. Verplichtingen van de klant

15.1 De klant gebruikt OrFlo zorgvuldig, volgens de documentatie en aanwijzingen, en in overeenstemming met de wet.

15.2 De klant is verantwoordelijk voor al het gebruik van de omgeving door zijn gebruikers en zorgt ervoor dat zij zich aan deze voorwaarden houden.

15.3 De klant is zelf verantwoordelijk voor de inhoud van zijn offertes, facturen, prijzen, btw-tarieven, betaaltermijnen en andere berichten die hij via OrFlo aan eindklanten stuurt, voor de juistheid van de gegevens die hij invoert, en voor het naleven van belasting-, factuur-, consumenten- en andere wetgeving in zijn relatie met eindklanten.

15.4 De klant is verantwoordelijk voor zijn eigen administratie en controleert of de betalingen die in OrFlo zijn geregistreerd overeenkomen met de betalingen die werkelijk op zijn bankrekening of bij zijn betaaldienstverlener zijn ontvangen.

15.5 Het is de klant niet toegestaan: OrFlo te misbruiken; te proberen zich onbevoegd toegang te verschaffen; OrFlo te verstoren, te overbelasten, te decompileren of na te bouwen, of de beveiliging te testen zonder toestemming; OrFlo te gebruiken voor spam of onrechtmatige inhoud; inbreuk te maken op rechten van derden; of OrFlo zonder schriftelijke toestemming van de aanbieder door te verkopen of aan derden beschikbaar te stellen.

15.6 Handelt de klant in strijd met dit artikel, of is dat nodig om schade aan OrFlo, andere klanten of derden te voorkomen, dan mag de aanbieder de toegang tot de omgeving geheel of gedeeltelijk blokkeren. De aanbieder laat de klant dit zo mogelijk vooraf weten en heft de blokkering op zodra de oorzaak is weggenomen. De betalingsverplichting loopt tijdens de blokkering door.

16. Diensten van derden en betaalkoppelingen

16.1 OrFlo kan worden gekoppeld aan diensten van derden die de klant kiest, zoals het eigen account van de klant bij een betaaldienstverlener (voor betaallinks, iDEAL, Wero, creditcard en andere betaalmethoden voor eindklanten), de mailserver van de klant en AI-diensten.

16.2 De klant sluit met elke aanbieder van een dienst van derden een eigen overeenkomst. De aanbieder is daarbij geen partij en treedt niet op als betaaldienstverlener. Betalingen van eindklanten komen rechtstreeks binnen bij de klant via diens eigen betaaldienstverlener; de aanbieder ontvangt of beheert die gelden niet.

16.3 De aanbieder is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor de beschikbaarheid, werking, beveiliging, kosten, beslissingen of fouten van diensten van derden. Daaronder vallen ook betaallinks die niet werken of verlopen, betalingen die door een betaaldienstverlener of bank worden geweigerd, vertraagd, vastgehouden of teruggeboekt, accounts die door een betaaldienstverlener worden geblokkeerd, en e-mails die door een mailserver worden geweigerd, vertraagd of als spam worden gemarkeerd.

16.4 Wijzigingen bij een dienst van derden (bijvoorbeeld in de koppeling, de prijzen of de voorwaarden) kunnen de werking van OrFlo beïnvloeden. De aanbieder spant zich in om OrFlo daarop aan te passen, maar kan niet garanderen dat een koppeling blijft werken.

16.5 De AI-functies in het pakket Compleet AI doen alleen voorstellen. De klant controleert alle door AI gemaakte teksten voordat hij ze gebruikt en blijft daarvoor zelf verantwoordelijk.

17. Gegevens van de klant, back-ups en export

17.1 Klantgegevens blijven eigendom van de klant. De klant geeft de aanbieder toestemming om klantgegevens op te slaan, te verwerken en te tonen voor zover dat nodig is om OrFlo te leveren en de overeenkomst uit te voeren.

17.2 De klant staat ervoor in dat hij klantgegevens in OrFlo mag invoeren en dat dit geen inbreuk maakt op rechten van derden of op de wet.

17.3 De aanbieder maakt regelmatig back-ups van de omgeving. Back-ups zijn bedoeld om OrFlo te herstellen na een storing of calamiteit en vervangen niet de eigen administratie van de klant. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van gegevens die hij wettelijk moet bewaren, zoals facturen voor de fiscale bewaarplicht.

17.4 Tijdens de overeenkomst kan de klant zijn klantgegevens exporteren in een gangbaar, machineleesbaar formaat met de exportfuncties van OrFlo, of de aanbieder om een export vragen.

17.5 Na het einde van de overeenkomst bewaart de aanbieder de klantgegevens nog drie maanden. In die periode kan de klant een export van zijn klantgegevens aanvragen; de aanbieder mag daarvoor redelijke kosten rekenen, voor zover de wet dat toestaat. Eindigt de overeenkomst wegens een betalingsachterstand, dan geldt in plaats daarvan artikel 11: de gegevens worden dan bewaard tot drie maanden na de vervaldatum.

17.6 Na afloop van die periode verwijdert de aanbieder de klantgegevens definitief, behalve gegevens die de aanbieder wettelijk moet bewaren (zoals zijn eigen factuuradministratie). Gegevens in back-ups worden verwijderd volgens de normale bewaarcyclus van die back-ups.

18. Persoonsgegevens

18.1 Voor zover de aanbieder via OrFlo persoonsgegevens verwerkt namens de klant, is de aanbieder verwerker en de klant verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Hierop is de verwerkersovereenkomst van toepassing, die samen met deze voorwaarden wordt geaccepteerd.

18.2 De aanbieder schakelt subverwerkers in (zoals hostingpartijen binnen de EU en, waar van toepassing, de betaaldienstverlener en aanbieders van AI-diensten), zoals vermeld in de verwerkersovereenkomst.

18.3 Voor persoonsgegevens die de aanbieder zelf als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt (zoals account- en factuurgegevens), geldt de privacyverklaring.

19. Intellectueel eigendom

19.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op OrFlo, de website, de onderliggende software, ontwerpen, sjablonen en documentatie liggen bij de aanbieder of zijn licentiegevers. De klant krijgt alleen de gebruiksrechten die in deze voorwaarden uitdrukkelijk worden gegeven.

19.2 De klant verwijdert of wijzigt geen vermeldingen van intellectuele eigendomsrechten.

19.3 De aanbieder mag suggesties en feedback van de klant vrij gebruiken om OrFlo te verbeteren, zonder verplichting tegenover de klant.

19.4 De aanbieder mag geanonimiseerde en samengevoegde gegevens over het gebruik van OrFlo, die niet herleidbaar zijn tot de klant of tot personen, gebruiken om zijn diensten te verbeteren en te analyseren.

20. Aansprakelijkheid

20.1 OrFlo is een hulpmiddel bij het orderproces van de klant. De klant gebruikt OrFlo voor eigen rekening en risico. De aanbieder garandeert niet dat OrFlo voor de klant een bepaald resultaat oplevert, zoals een bepaalde omzet, verkoop of betaling door eindklanten.

20.2 De aanbieder is niet aansprakelijk voor schade, verlies, gederfde inkomsten of kosten die de klant lijdt of maakt door of in verband met het gebruik van OrFlo, behalve voor zover dit artikel uitdrukkelijk anders bepaalt. De aanbieder is in ieder geval nooit aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder:

1. gederfde winst, omzetverlies en gemiste besparingen;
2. kosten van vervangende diensten, extra personeel of herstelwerk aan eigen werk of projecten van de klant;
3. betalingen van eindklanten die niet, te laat of niet volledig binnenkomen, ook als een betaallink, betaalverzoek, offerte, factuur of melding niet werkte, niet aankwam, vertraagd was of onjuiste gegevens bevatte;
4. schade door bedrijfsstilstand of vertraagde projecten;
5. verlies, beschadiging of onbeschikbaarheid van gegevens;
6. schade aan reputatie of goodwill;
7. aanspraken van eindklanten of andere derden;
8. boetes of naheffingen die aan de klant worden opgelegd.

20.3 De aanbieder is evenmin aansprakelijk voor schade die het gevolg is van:

1. onjuiste, onvolledige of verouderde gegevens, prijzen, btw-tarieven, sjablonen of koppelgegevens die de klant of zijn gebruikers hebben aangeleverd of ingevoerd;
2. inrichtingskeuzes die de klant heeft gemaakt of goedgekeurd, of gebruik van OrFlo in strijd met de training, documentatie of aanwijzingen;
3. storingen, onbeschikbaarheid of beslissingen van diensten van derden, waaronder de betaaldienstverlener en de mailserver van de klant en het internet;
4. onbeschikbaarheid van OrFlo tijdens onderhoud of door overmacht;
5. onbevoegde toegang tot de omgeving doordat de klant zijn inloggegevens niet goed heeft beveiligd;
6. het niet bijhouden van de eigen administratie door de klant, of het niet controleren van de betalingen in OrFlo tegen zijn bankrekening of betaaldienstverlener.

20.4 Is de aanbieder ondanks het voorgaande toch aansprakelijk, dan is die aansprakelijkheid beperkt tot vergoeding van directe schade, tot maximaal de abonnementskosten (exclusief btw) die de klant in de zes maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis voor OrFlo heeft betaald, en in totaal nooit meer dan € 5.000 per kalenderjaar. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

20.5 Onder directe schade valt uitsluitend:

1. redelijke kosten om de prestatie van de aanbieder alsnog aan de overeenkomst te laten beantwoorden;
2. redelijke kosten om de oorzaak en de omvang van de schade vast te stellen, voor zover die betrekking hebben op directe schade in de zin van deze voorwaarden;
3. redelijke kosten om schade te voorkomen of te beperken, voor zover de klant aantoont dat deze kosten tot beperking van de directe schade hebben geleid.

20.6 Een recht op schadevergoeding ontstaat alleen als de klant de schade zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen dertig dagen na ontdekking, schriftelijk bij de aanbieder meldt. Elke vordering op de aanbieder vervalt twaalf maanden na de gebeurtenis waaruit zij voortkomt.

20.7 Aansprakelijkheid wegens een tekortkoming in de nakoming ontstaat alleen als de klant de aanbieder direct en correct schriftelijk in gebreke heeft gesteld, met een redelijke termijn om de tekortkoming te herstellen, en de aanbieder ook na die termijn tekortschiet.

20.8 De beperkingen en uitsluitingen in dit artikel gelden niet als de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de leidinggevenden van de aanbieder.

20.9 De beperkingen in dit artikel gelden ook voor personen en onderaannemers die de aanbieder inschakelt bij de uitvoering van de overeenkomst.

21. Vrijwaring

21.1 De klant vrijwaart de aanbieder voor alle aanspraken van eindklanten en andere derden, en de kosten die daarmee samenhangen (waaronder redelijke kosten van juridische bijstand), die voortkomen uit: het gebruik van OrFlo door de klant; de inhoud van offertes, facturen, betaalverzoeken en andere berichten van de klant; klantgegevens; het gebruik van diensten van derden door de klant; of het niet nakomen van de overeenkomst of de wet door de klant.

22. Overmacht

22.1 De aanbieder is niet gehouden een verplichting na te komen als hij daartoe verhinderd is door overmacht. Onder overmacht valt, naast wat de wet en de rechtspraak daaronder verstaan: storingen bij toeleveranciers, hostingpartijen, betaaldienstverleners en andere diensten van derden; uitval van internet, telecommunicatie of elektriciteit; cyberaanvallen, overbelastingsaanvallen en malware; overheidsmaatregelen; pandemieën; en stakingen.

22.2 Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mag elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder verplichting tot schadevergoeding. Kosten voor diensten die al zijn geleverd, blijven verschuldigd.

23. Wijziging van de voorwaarden

23.1 De aanbieder mag deze voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen kondigt de aanbieder ten minste dertig dagen voor de ingangsdatum aan, per e-mail en/of in het klantportaal. De aanbieder kan de klant vragen de nieuwe versie bij het inloggen te accepteren.

23.2 Accepteert de klant een wezenlijke wijziging in zijn nadeel niet, dan mag hij het abonnement opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat. Gebruikt de klant OrFlo na die datum, dan geldt dat als acceptatie.

23.3 Kleine wijzigingen, wijzigingen die de wet vereist en wijzigingen in het voordeel van de klant kunnen op elk moment worden doorgevoerd.

24. Elektronische communicatie en bewijs

24.1 De klant gaat ermee akkoord dat de communicatie over de overeenkomst, zoals berichten, facturen en wijzigingen, elektronisch plaatsvindt.

24.2 De logbestanden van de aanbieder, de vastlegging van handelingen in OrFlo en de gegevens uit artikel 4.4 gelden als bewijs, behoudens tegenbewijs door de klant.

25. Overige bepalingen

25.1 De klant mag zijn rechten en verplichtingen uit de overeenkomst alleen met voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbieder overdragen. De aanbieder mag de overeenkomst overdragen als onderdeel van de overdracht van (een deel van) zijn onderneming en informeert de klant daarover.

25.2 Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of wordt die vernietigd, dan blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen vervangen de bepaling dan door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij het doel van de oorspronkelijke bepaling ligt.

25.3 Deze voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands en het Engels. Bij verschillen gaat de Nederlandse tekst voor.

26. Toepasselijk recht en geschillen

26.1 Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing.

26.2 Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. Lukt dat niet, dan wordt het geschil uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de aanbieder is gevestigd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

27. Contact

27.1 The Human Growth Network (OrFlo), Hoevestein 3, 4903 SE Oosterhout, Nederland. KvK: 94396078. Btw: NL866762036B01. E-mail: [email protected]. Telefoon: +31 85 505 5523.