Offertes opgesteld in Word of Excel
Elke offerte begint bij een sjabloon dat handmatig wordt aangepast. Lay-out, regels en formules verschillen per medewerker en per klant.
Voor maatwerkbedrijven
Offertes maken zonder gedoe of rekenfouten
Een offerte in Word, een prijsberekening in Excel en een akkoord dat u via de mail moet uitvissen: dat kost tijd en gaat vroeg of laat mis. OrFlo geeft u één offerte-editor met regels, prijzen, kortingen en een akkoord-link, direct gekoppeld aan de rest van de order.
AES-256 encryptie
2FA beschikbaar
Volledige audit trail
Het probleem
Losse Word- en Excel-bestanden maken van offertes een gok
Een offerte lijkt een simpel document, maar bij maatwerk zit er een rekensom, een klantafspraak en een vervolgtraject achter. Zodra dat in losse bestanden en mailtjes staat, wordt het lastig te bewaken.
Versies raken kwijt bij herzieningen
De klant wil iets aanpassen en er ontstaat een nieuw bestand met een net iets andere naam. Achteraf is niet meer te zien welke versie is verstuurd of goedgekeurd.
Geen zicht op wie akkoord heeft gegeven
Een akkoord komt terug per mail, telefoon of WhatsApp. Zonder één centrale plek weet u niet zeker of, wanneer en door wie er is getekend.
Rekenfouten in prijzen, kortingen en btw
Een handmatige formule die niet meeschuift, een verkeerd btw-percentage of een korting die niet doorrekent: kleine fouten die direct marge kosten.
De oplossing
Eén offerte-editor die rekent, onthoudt en opvolgt
OrFlo vervangt losse documenten door een offerte-editor die onderdeel is van het orderproces. Prijzen kloppen automatisch, elke herziening blijft bewaard en u ziet direct of de klant akkoord is.
Offerte-editor met regels, prijzen en kortingen
Bouw offertes op met regels, eenheidsprijzen en kortingen. Btw en totalen worden automatisch doorgerekend, zodat er geen handmatige formule meer kan afwijken.
Volledig versiebeheer bij herzieningen
Past de klant iets aan, dan krijgt de offerte een nieuwe versie in plaats van een nieuw bestand. Elke eerdere versie blijft inzichtelijk, inclusief wat wanneer is verstuurd.
Versturen met een akkoord-link per e-mail
De klant ontvangt de offerte met een beveiligde akkoord-link, geen account nodig. Zodra er is getekend, ziet u dat direct terug op de order.
Aanbetaling direct bij akkoord
Vraag bij akkoord op de offerte automatisch een aanbetaling via iDEAL, Wero of creditcard, met Mollie en Stripe als betaalproviders. Geen aparte stap of los verzoek nodig.
Aanpasbare e-mailtemplates en de rest van de workflow
De offerte-mail volgt uw eigen huisstijl en tekst. Na akkoord loopt de order vanzelf door naar orderbevestiging, bestelling, planning en montage, binnen dezelfde 15-staps workflow.
In de praktijk
Zo verloopt een offerte in OrFlo
Een voorbeeld: een interieurbouwer maakt een offerte voor een inbouwkast op maat. Na de eerste versie wil de klant nog een andere afwerking.
1. Inmeten en regels opbouwen
Na het inmeten zet de verkoper de offerte op in de editor: kastdelen, afwerking, montage en een kortingsregel. OrFlo rekent de btw en het totaal direct uit.
2. Versturen met een akkoord-link
De offerte gaat per e-mail de deur uit, in de huisstijl van het bedrijf. De klant opent hem via een beveiligde link, zonder account.
3. Herzien zonder nieuw bestand
De klant kiest een andere afwerking. De verkoper past één regel aan en verstuurt versie 2. Versie 1 blijft bewaard, met de datum waarop die is verstuurd.
4. Akkoord direct zichtbaar
De klant geeft akkoord op versie 2. Dat staat meteen op de order. Niemand hoeft meer in de mailbox te zoeken welke versie is goedgekeurd.
5. Aanbetaling en vervolg
Met het Plus-pakket vraagt OrFlo bij het akkoord direct een aanbetaling via iDEAL, Wero of creditcard. Daarna gaat de order door naar orderbevestiging, bestelling en planning.
Dit is een voorbeeld van hoe een order in OrFlo kan verlopen. Het bedrijf in het voorbeeld is verzonnen.
Klaar om uw offertes te digitaliseren?
Vraag een demo aan en zie hoe OrFlo uw offertes, akkoorden en aanbetalingen samenbrengt in één helder proces.
Veelgestelde vragen
Ja. De offerte-editor werkt met losse regels, eenheidsprijzen en kortingen per regel of over de hele offerte. Btw en totalen worden automatisch berekend, zodat u niet afhankelijk bent van een handmatige formule.
De offerte wordt verstuurd met een beveiligde akkoord-link per e-mail. Zodra de klant tekent, wordt dat direct zichtbaar op de order, zonder dat u dat handmatig hoeft na te vragen of te noteren.
Elke aanpassing aan een offerte wordt bewaard als een nieuwe versie, met behoud van de eerdere versies. Zo blijft precies te zien welke offerte wanneer is verstuurd en welke versie uiteindelijk is goedgekeurd.
OrFlo begint bij € 99 per maand (excl. btw) voor het Basis-pakket, met een onbeperkt aantal gebruikers en tot 100 orders per maand. De offerte-editor met akkoord-link zit in elk pakket. Online aanbetalingen en betaallinks zitten in Plus (€ 149) en Compleet AI (€ 199).
Nee. De klant opent de offerte via een beveiligde link in de e-mail en geeft daar akkoord. Een account is niet nodig.
Ook voor uw vakgebied
OrFlo werkt voor elk maatwerk- en montagebedrijf. Bekijk de oplossing voor uw situatie.